Une proposition de traitement quantitatif harmonisée

Avant de traiter les dossiers, un certain nombre de décisions d’harmonisation sont prises : au niveau national, académique et ministériel (consignes générales, bonnes pratiques et bon usage de la plateforme Parcoursup, taux d’admission des bacheliers généraux ou technologiques défini par des quotas rectoraux …), au niveau de la formation (conseils d’harmonisation spécifiques à l’ensemble de certaines filières sélectives de France) et au niveau local.

Au sein de notre filière, une première partie des dossiers a subi un traitement quantitatif via un outil d’aide à la décision que nous paramétrons en fonction de critères choisis (résultats trimestriels ou semestriels coefficientés, résultats du bac coefficientés, etc…), ce traitement permet d’établir un « pré-classement » des dossiers que nous traiterons ensuite à la main via ces critères quantitatifs.

En parallèle, nous effectuons aussi des simulations pour comprendre l’impact de nos décisions sur le classement des futurs étudiants.

Ces décisions impliquent donc de se mettre d’accord en équipe sur des choix à proposer concernant la manière dont les matières sont prises en compte, le processus d’analyse quantitative et qualitative et son impact dans la décision finale.

Nous classons donc d’emblée une partie des très bons dossiers (en termes de résultats) et déclassons ceux dont les résultats sont insuffisants afin de garder suffisamment de ressources pour traiter qualitativement les autres.

Nous effectuons en fin de traitement une vérification des très bons dossiers pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de remontée artificielle (liée à un manque de notes par exemple).

Une proposition de traitement qualitatif

Les dossiers qui n’ont pas été éliminés ou classés par traitement quantitatif subissent un traitement qualitatif en plus de ce traitement quantitatif : nous étudions ces dossiers à la main.

Nous faisons le choix de séparer les dossiers provenant de filières technologiques de ceux issus de filières générales. Nous séparons également les bacheliers actuels et antérieurs.

Nous regardons : les moyennes des élèves, les moyennes de classe, l’amplitude des notes dans chaque matière, le classement au sein de la classe, les commentaires des bulletins, le niveau de la classe (et le nombre d’élèves), la lettre de motivation de l’élève, les pièces supplémentaires ajoutées par l’élèves et les situations particulières.

Nous regardons aussi les autres matières (notes et appréciations) que celles ciblées pour la formation car elles nous donnent une vision globale du candidat.
Nous analysons collectivement un échantillon de dossiers afin d’harmoniser notre prise de décision.

La fin du traitement

Étant donné que nous traitons tous les dossiers reçus, il y a donc également les dossiers « atypiques » dont la lecture est particulière, étant donné que quasiment tous ces dossiers sont différents. Le traitement quantitatif n’est dans ce cas pas possible, et pour ces dossiers, des fines relectures deviennent nécessaires : nous lisons donc à plusieurs un certain nombre de dossiers pour leur attribuer une note et réfléchissons collectivement à leur intégration au classement final.

À la fin, le responsable du recrutement compile l’ensemble des données, les traite, en vérifie la cohérence et l’importe éventuellement dans le logiciel de gestion de Parcoursup (sauf dans le cas où la saisie a directement été faite en ligne).

Il faut savoir que les statistiques par établissements sont désormais disponibles en open data sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises.

De notre côté, nous ne savons pas à l’avance combien de lycéens choisiront notre formation à une date donnée, l’idée est de sélectionner en priorité les dossiers pour lesquels la formation sera à la fois adaptée au niveau de l’étudiant mais épanouissante pour lui, compte-tenu de son projet professionnel et/ou personnel.

Nous surveillons ensuite régulièrement les données de la plateforme en équipe pour voir comment se dessinera le profil de notre future promotion.

L’objectif de cet article est de montrer que la prise de décision liée au classement final tant par la configuration de l’analyse quantitative que par le traitement qualitatif des dossiers est réalisée par une équipe humaine et non pas par un processus algorithmique obscur.